מעבר דירה נתפס בעינינו כאתגר לא פשוט, ורובנו מתחילים לתכנן אותו כמה שבועות לפני, ואף כמה חודשים אם ניתן. נדמה לנו שאנחנו מספיק מיומנים גם כשמגיע הרגע לעבור משרד, אבל בפועל מדובר בפרויקט גדול, רגיש ומאתגר עוד יותר. הסיבה העיקרית לכך היא שאנחנו צריכים לבחור משרד המותאם לצרכים העסקיים שלנו, כמו גם לצרכים שעשויים להתעורר בעתיד, וגם לתכנן את המעבר באופן מדויק כדי להימנע מהפתעות ומפגיעה בהתנהלות השוטפת של העסק. אז איך עושים את זה טוב יותר?

מתכננים שלושה צעדים קדימה

הצעד הראשון הוא, כמובן, בחירת המשרד עצמו. לפני שתתחילו לתכנן לוחות זמנים ולהזמין חברה שתהיה אחראית על העברת משרדים, אתם צריכים לדעת שיש לכם משרד המתאים לצרכים שלכם. זה הזמן לחפש משרד מרווח ונוח שהצוות הקיים יוכל לעבוד בו בצורה טובה ויעילה. עם זאת, גם אם הצוות מונה היום 15 עובדים בלבד, תכניות פיתוח עשויות להוביל לגידול של הצוות. אם יש לכם תכניות מהסוג הזה רצוי שהמשרד החדש יהיה קצת יותר גדול כדי שתוכלו לגייס 5 עובדים נוספים בלי לפגוע בנוחות או בסביבת העבודה הנעימה שאתם מבקשים ליצור.

מתכננים את יום המעבר

לאחר שבחרתם משרד חדש שעונה על הצרכים שלכם, חתמתם על הסכם וקיבלתם את ההחלטה החשובה מכל, הגיע הזמן לתכנן לפרטי פרטים את היום הגדול. בשלב הראשון ודאו שאתם עוברים ביום שיהיה לכם נוח, עם מינימום פגיעה בעסק שלכם. אם יום שלישי הוא יום עמוס במשרד כנראה שעדיף לכם לדחות את המעבר ליום חמישי הרגוע, או אפילו ליום שישי אם הדבר אפשרי. יכול להיות שתצטרכו להתחיל את התהליך בשעת צהריים מאוחרת כדי לא לפגוע בשטף העבודה וגם זו החלטה מצוינת, כל עוד היא מתקבלת מתוך התייחסות למכלול השיקולים שלכם. העברת משרדים בהחלט יכולה להשפיע על ההתנהלות ועל השירות שיקבלו על הלקוחות, ולכן רצוי לצמצם את הנזקים ככל האפשר.

מתארגנים מראש

לאחר שקבעתם מועד למעבר, ובהנחה שאתם לא עוברים מחר בבוקר, התחילו להכין גם את הצוות שלכם לקראת היום הגדול. זה הזמן לספק להם ארגזים כדי שיוכלו לארוז את החפצים שלהם, את הניירת וכל ציוד הדרוש להם. במקביל מומלץ למנות אדם אחד שיהיה אחראי על הפרויקט כולו, והוא זה שידאג לאריזת כלי המטבח, הציוד המשרדי והמכשור המשמש את המשרד כולו. רצוי שגם איש מחשבים ילווה אתכם לאורך היום כולו, כדי לאפשר לעובדים להמשיך לעבוד (עד כמה שאפשר) בלי ניתוקים ממושכים מהרשת. כך תמשיכו לספק שירות, גם אם במתכונת מצומצמת, והלקוחות שלכם לא ירגישו בשינוי, לפחות מהצד שלהם.